Automatización de procesos
Qué procesos automatizar en una pyme: guía para elegir el primero
Empieza por un proceso repetitivo, estable y acotado, con datos accesibles y reglas que tu equipo pueda explicar. Mide su coste actual y define cómo gestionar las excepciones antes de automatizarlo.
Una solicitud llega por correo. Alguien copia sus datos en una hoja, avisa a un compañero y comprueba más tarde si ha recibido respuesta. Cuando esto ocurre varias veces al día, parece un buen candidato para automatizar. Pero antes hay que saber cuánto trabajo consume, dónde se atasca y qué excepciones aparecen.
Qué nos dice la investigación
Syed y colaboradores (2020) revisaron 125 publicaciones sobre automatización robótica de procesos, o RPA. Identificaron reglas claras, volumen y madurez entre los criterios para seleccionar tareas. Su revisión incorpora literatura académica y profesional; no demuestra un ahorro universal. RPA automatiza interacciones con aplicaciones y no representa todas las formas de conectar sistemas.
Referencia: Syed et al., 2020
Describe la tarea de principio a fin
Elige una unidad de trabajo reconocible: registrar una solicitud, preparar un aviso o trasladar un dato validado. Escribe qué inicia el proceso, dónde aparece la información y qué resultado debe quedar al terminar. Incluye los pasos de comprobación; suelen desaparecer de las estimaciones apresuradas.
Observa suficientes ejecuciones para incluir días normales y situaciones menos frecuentes. Habla con quien realiza la tarea, porque un procedimiento escrito puede no reflejar cómo se resuelven los problemas.
- Entrada: origen, formato y campos necesarios.
- Salida: registro, documento o aviso que debe producirse.
- Responsable: quién confirma que el resultado es correcto.
- Excepciones: datos incompletos, duplicados o sistemas no disponibles.
Compara los candidatos con la misma ficha
La siguiente ficha es una herramienta práctica de esta guía, no una escala científica validada. Sirve para hacer explícitas las dudas y comparar opciones antes de elegir.
| Criterio | Qué registrar | Qué revisar antes de seguir |
|---|---|---|
| Volumen | Ejecuciones por semana o mes | Si la frecuencia justifica el esfuerzo de implantación |
| Tiempo | Minutos de trabajo y de revisión | Variación entre casos sencillos y difíciles |
| Reglas | Decisiones y condiciones | Si hay criterios ambiguos o desacuerdos |
| Datos | Origen, acceso y calidad | Duplicados, campos vacíos y permisos |
| Cambios | Frecuencia de cambios en el proceso | Dependencias que puedan romper la solución |
| Impacto del error | Consecuencia de un resultado incorrecto | Validación, aviso y recuperación necesarios |
Calcula tiempo neto, no solo pasos eliminados
Ejemplo hipotético: un equipo registra 120 solicitudes al mes y dedica seis minutos a cada una. Son 12 horas de trabajo. Si un piloto dejara dos minutos de revisión por solicitud y necesitara una hora mensual de supervisión, el esfuerzo restante sería de cinco horas y la capacidad liberada, de siete. Son supuestos ilustrativos, no resultados de ALKATECH.
Para evaluar el proyecto habría que añadir implantación, licencias, mantenimiento y gestión de incidencias. Liberar horas no equivale automáticamente a reducir nóminas ni a generar ingresos: también hay que decidir cómo se utilizará ese tiempo.
Elige la solución después de entender el proceso
Revisa primero si la herramienta actual ya permite resolver la necesidad. Si hay que conectar aplicaciones, comprueba qué datos pueden intercambiar y con qué permisos. Cuando una conexión directa no resulta viable, puede valorarse otra forma de automatización. La elección depende del caso y de la capacidad de mantenerlo.
Si el proceso cambia continuamente o nadie coincide en sus reglas, dedica una primera fase a aclararlo. Una regla equivocada repetida automáticamente sigue siendo una regla equivocada.
Diseña un piloto que permita decidir
Acota el piloto a un tipo de solicitud y conserva una vía de trabajo manual. Define una muestra de casos normales, duplicados e incompletos. Registra tiempos, correcciones, excepciones y esfuerzo de supervisión.
Al finalizar, compara con la situación inicial y documenta qué explica las diferencias. El resultado debe permitir una decisión concreta: ampliar, corregir o detener. La ficha y los ejemplos también facilitan conversar con un proveedor de automatización sin depender de una demostración genérica.
Preguntas frecuentes
¿Todo proceso repetitivo merece automatización?
No. El volumen, el coste de mantener la solución y las consecuencias de un error pueden hacer preferible una mejora manual o una función de la herramienta actual.
¿Hace falta inteligencia artificial?
No siempre. Si las decisiones se expresan mediante reglas claras, puede bastar una automatización convencional. La IA debe responder a una necesidad concreta.
¿Qué llevo a una primera reunión?
Un ejemplo sin datos sensibles, los pasos actuales, las herramientas implicadas, el volumen aproximado y una lista de excepciones.
Fuentes y alcance de la evidencia
Las cifras de investigación corresponden a las muestras y condiciones descritas, no a resultados de ALKATECH. Los ejemplos y plantillas de esta guía son orientativos.
Syed, R., Suriadi, S., Adams, M., Bandara, W., Leemans, S. J. J., Ouyang, C., ter Hofstede, A. H. M., van de Weerd, I., Wynn, M. T., & Reijers, H. A. (2020). Robotic Process Automation: Contemporary themes and challenges. Computers in Industry, 115, 103162. DOI: 10.1016/j.compind.2019.103162.
Consultar investigación — Syed et al., 2020